Zásady spracúvania osobných údajov

Ceníme si Vašu dôveru, ktorú nám prejavujete, keď nám zverujte Vaše osobné údaje a sme odhodlaný chrániť Vaše osobné údaje, aby ste sa u nás cítili bezpečne. V tomto dokumenty by sme Vás preto radi oboznámili s tým ako nakladáme s Vašimi osobnými údajmi, ako nás môžete kontaktovať, ak máte otázky k spracúvaniu Vašich osobných údajov a ďalšie dôležité informácie o spracúvaní vašich osobných údajov. Tieto informácie sa môžu občas meniť, ich aktuálne znenie však môžete stále nájsť na našej internetovej stránke.

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov sa riadime zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v platnom znení (ďalej len „Zákon“) a Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica č. 95/46/ES (ďalej len „GDPR“) a súvisiacimi predpismi.

Kto sme

Prevádzkovateľom pri spracúvaní vašich osobných údajov sme my:

DIAMOND HOTELS SLOVAKIA, s.r.o.

so sídlom Hodžovo nám. 2, 816 25 Bratislava

IČO: 35 838 833

Spoločnosť zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka č. 26832/B

Aké osobné údaje spracúvame

Spracúvame o Vás nasledujúce kategórie osobných údajov:

• bežné osobné údaje, akými sú napr. meno, priezvisko, dátum a miesto narodenia, bydlisko, štátna príslušnosť, číslo pasu alebo občianskeho preukazu, číslo víz, email, tel. č.;
• osobitnú kategóriu osobných údajov – údaje týkajúce sa zdravia (napr. ak ich uvediete (my to však nevyžadujeme) pri výbere špeciálnej stravy, či izby).

Účel, právny základ spracúvania a doba uchovávania

1. Kariéra

Účely a právne základy:

Výberové konanie: Osobné údaje na účely výberového konania spracúvame na základe vašej žiadosti o prijatie do zamestnania (predzmluvné vzťahy).

Vedenie databázy uchádzačov: Ak pri odoslaní žiadosti o zamestnanie nám poskytnete súhlas so spracúvaním osobných údajov na účely zaradenia do databázy uchádzačov zaradíme vás do našej databázy uchádzačov o prácu za účelom opakovaného kontaktovania. Osobné údaje na účely zaradenia do databázy uchádzačov spracúvame na základe vášho súhlasu.

Doba uchovávania:

Vaše osobné údaje budeme uchovávať do ukončenia výberového konania.  Ak ste nám poskytli súhlas so zaradením do databázy uchádzačov budeme vaše osobné údaje uchovávať po dobu 1 roka

2. Ubytovanie

Účel, právny základ a doba uchovávania:

Rezervácia ubytovania: Vaše osobné údaje spracúvame za účelom rezerváciu ubytovacích a s tým súvisiacich služieb nami poskytovaných (predzmluvné vzťahy). Vaše osobné údaje uchovávame dokiaľ nedôjde k poskytnutiu rezervovaných ubytovacích a s tým súvisiacich služieb.

Ubytovacie služby: Spracúvame Vaše osobné údaje za účelom poskytnutia ubytovacích služieb a s tým súvisiacich služieb (plnenie zmluvy). Vaše osobné údaje uchovávame po dobu, dokiaľ nedôjde k naplneniu tohto účelu spracúvania a uplynutiu lehoty na uplatnenie prípadných nárokov. Účtovné doklady súvisiace  s poskytnutými službami musíme uchovávať 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú.

Zjednodušenie a zrýchlenie ubytovania sa: Uchovávame Vami poskytnuté osobné údaje, ktoré ste nám poskytli pri Vašom prvom ubytovaní sa vo svojom informačnom systéme, odkiaľ budú môcť byť obnovené pri Vašej nasledujúcej návšteve hotela, teda nebudete musieť pri Vašom ďalšom ubytovaní sa nám ich opätovne poskytovať. Toto spracúvanie osobných údajov sa vykonáva na základe nášho oprávneného záujmu, ktorý spočíva vo zvýšení Vašej spokojnosti a komfortu pri opätovnom ubytovaní sa u nás, nakoľko sa proces ubytovania zrýchli a zjednoduší. Vaše osobné údaje uchovávame v našom informačnom systéme najdlhšie po dobu uchovávania určenú pre poskytnutie ubytovacích služieb.

Poskytnutie údajov pre registráciu do vernostného programu: Pri ubytovaní sa môžete prejaviť zaškrtnutím políčka svoj súhlas s poskytnutím osobných údajov spoločnosti IHG za účelom Vašej registrácie vo vernostnom programe IHG® Rewards Club. Po poskytnutí Vašich osobných údajov spoločnosti IHG tieto údaje bezodkladne zlikvidujeme.

3. Kamerový systém

Účel a právny základ:

Bezpečnosť, ochrana zdravia a majetku: Spracúvame Vaše osobné údaje na základe našho oprávneného záujmu.   

Doba uchovávania:

Obrazový záznam z kamerových systémov uchovávame 14 dní od jeho vyhotovenia.

4. Marketing

Účel a právny základ:

Kontaktovanie s informáciami o novinkách a našich špeciálnych, individuálnych ponukách: V prípade, že na udelíte súhlas tak Vaše osobné údaje budem spracúvať aj na účely kontaktovania s informáciami o novinkách a našich špeciálnych, individuálnych ponukách, a to telefonicky alebo  prostredníctvom elektronickej pošty.

Doba uchovávania: Osobné údaje na marketingové účely uchovávame po dobu 5 rokov.

5. Zmluvné vzťahy

Účel a právny základ:

Plnenie zmluvy:

Pokiaľ ste zmluvnou stranou zmluvy uzatvorenej s nami tak spracúvanie Vašich osobných údajov môže byť nevyhnutné pre plnenie predmetu tejto zmluvy a toto spracúvanie sa bude vykonávať práve na základe tejto zmluvy.

K spracúvaniu Vašich osobných údajov za účelom plnenia môže dôjsť aj vtedy, ak síce nie ste zmluvnou stranou danej zmluvy, ale táto zmluva s Vami inak súvisí, napr. ste kontaktnou osobou (zamestnancom) za nášho zmluvného partnera (Vášho zamestnávateľa) uvedenou v zmluve a tak budeme Vaše osobné údaje spracúvať na základne nášho oprávneného záujmu.

Doba uchovávania:

Vaše osobné údaje uchovávame po dobu, dokiaľ nedôjde k naplneniu tohto účelu spracúvania (predmetu zmluvy) a uplynutiu lehoty na uplatnenie prípadných nárokov. Účtovné doklady súvisiace  so zmluvami musíme uchovávať 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú.

6. Komunikácia

Účel a právny základ:

Vzájomná komunikácia: V prípade, že nás kontaktujete v akejkoľvek záležitosti akýmkoľvek komunikačným kanálom (poštou, elektronickou poštou alebo telefonicky) Vaše osobné údaje spracúvame na účely vzájomného kontaktu s Vami. Osobné údaje na komunikáciu s Vami spracúvame na základe Vašej žiadosti. Evidenciu došlej a odoslanej pošty spracúvame na základe osobitného zákona.

Doba uchovávania:

Vaše osobné údaje budeme uchovávať po dobu vybavenia Vašej žiadosti. Evidenciu došlej a odoslanej pošty budeme uchovávať 10 rokov po roku, ktorého sa týka.

Plnenie našich zákonných povinností

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov za jednotlivými účelmi dochádza aj k spracúvaniu Vašich osobných údajov na základe rôznych osobitných predpisov, ktoré nám ukladajú rôzne povinností, napr. uchovávanie údajov v našom účtovníctve alebo sprístupnenie, poskytnutie údajov štátnym a iným orgánom, ktoré vykonávajú dohľad nad našou činnosťou alebo ktoré riešia spory, či pri vykonávaní rozhodnutí. Takýmito osobitnými predpismi sú napr. zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník, zákon č. 102/2014 Z.z. o ochrane spotrebiteľa, zákon č. 222/2004 Z.z., o dani z pridanej hodnoty, zákon č. 431/2002 Z.z., o účtovníctve, zákon č. 582/2004 Z. z. o miestnych daniach a miestnom poplatku za komunálne odpady a drobné stavebné odpady, zákona č. 404/2011 Z. z. o pobyte cudzincov.

Doba uchovávania:

Bude závisieť od povinnosti, ktorú máme na základe osobitného predpisu splniť.

Nevyhnutnosť poskytnúť osobné údaje

Ak je poskytovanie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy, je dotknutá osoba povinná poskytnúť osobné údaje. V opačnom prípade nebude môcť byť naplnený účel spracúvania, ktorý prevádzkovateľ zamýšľal vykonať v prípade poskytnutia osobných údajov

Poskytovanie a sprístupňovanie Vašich osobných údajov

Môžeme vo všeobecnosti sprístupniť a/alebo poskytnúť Vaše osobné údaje aj iným subjektom akými sú napr. daňový úrad, orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru (napr. inšpektorát práce),  súdy, orgány činné v trestnom konaní, účtovníci, audítori, advokáti, dodávatelia systémov a podpory IT a iní externí odborní poradcovia a spoločnosti, ktoré nám poskytujú produkty a služby. Nesieme zodpovednosť za náležitú ochranu Vašich osobných údajov, ktoré sú poskytované a/alebo sprístupňované iným subjektom v postavení sprostredkovateľa.

Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii

Vaše osobné údaje môžeme v niektorých prípadoch odovzdávať aj do krajiny, ktorá nie je súčasťou EÚ alebo Európskeho hospodárskeho priestoru, a to konkrétne do USA, spoločnosti InterContinental Hotels Group (IHG). Táto spoločnosť dodržiava podmienky US-EU Privacy Shield a tým poskytuje primeranú úroveň ochrany pre Vaše osobné údaje

Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania

Pri spracúvaní osobných údajov pre vyššie stanovené účely sa nevykonáva automatizované rozhodovanie ani profilovanie.

Vaše práva ako dotknutej osoby pri spracúvaní osobných údajov

• Právo na prístup

Zjednodušene povedané máte právo vedieť, aké údaje o vás spracúvame, za akým účelom, po akú dobu, kde vaše osobné údaje získavame, komu ich poskytujeme, kto ich okrem nás spracúva a aké máte ďalšie práva súvisiace so spracúvaním vašich osobných údajov. Ak si však nie ste istí, ktoré osobné údaje o vás spracúvame, môžete nás požiadať o potvrdenie, či osobné údaje, ktoré sa vás týkajú, sú alebo nie sú z našej strany spracúvané, a ak je to tak, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom. V rámci práva na prístup nás môžete požiadať o kópiu spracúvaných osobných údajov, pričom prvú kópiu Vám poskytneme bezplatne a ďalšie kópie už s poplatkom. Práva tretích strán však týmto nemôžu byť obmedzené.

• Právo na opravu

Osobné údaje musia byť správne, aktuálne a pravdivé. Ak zistíte, že osobné údaje, ktoré o Vás spracovávame, sú nepresné alebo neúplné, máte právo na to, aby sme ich bez zbytočného odkladu opravili, poprípade doplnili. Uplatnením tohto práva nám pomôžete udržiavať Vaše osobné údaje správne a aktuálne.

• Právo na výmaz

V niektorých prípadoch máte právo, aby sme Vaše osobné údaje vymazali. Vaše osobné údaje bez zbytočného odkladu vymažeme, pokiaľ je splnený niektorý z nasledujúcich dôvodov:

• vaše osobné údaje už nepotrebujeme na účely, na ktoré sme ich spracovávali;
• odvoláte súhlas so spracovaním osobných údajov, pričom sa jedná o údaje, na ktorých spracovanie je váš súhlas nevyhnutný a zároveň nemáme iný základ a ani dôvod, na ich ďalšie spracúvanie;
• využijete svoje právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré spracovávame na základe našich oprávnených záujmov a my zistíme, že už žiadne takéto oprávnené dôvody na našej strane neprevažujú nad vašimi oprávnenými dôvodmi alebo
• domnievate sa, že nami vykonávané spracúvanie osobných údajov sa vykonalo nezákonne.

Ale majte prosím na pamäti, že aj keď pôjde o jeden z týchto dôvodov, neznamená to, že ihneď zmažeme všetky vaše osobné údaje. Toto právo sa totiž nepovoľuje, ak spracovanie vašich osobných údajov je naďalej potrebné pre splnenie našej právnej povinnosti alebo preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie našich právnych nárokov.

• Právo na obmedzenie spracúvania

V niektorých prípadoch môžete okrem práva na vymazanie využiť právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov. Toto právo Vám umožňuje v určitých prípadoch požadovať, aby došlo k označeniu Vašich osobných údajov a tieto údaje neboli predmetom žiadnych ďalších operácií spracúvania – v tomto prípade však nie navždy (ako v prípade práva na vymazanie), ale po obmedzenú dobu. Spracúvanie osobných údajov musíme obmedziť keď:

• popierate správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho nám overiť správnosť Vašich osobných údajov;
• Vaše osobné údaje spracovávame protizákonne, ale Vy budete pred výmazom takýchto údajov uprednostňovať iba ich obmedzenie;
• Vaše osobné údaje už nepotrebujeme pre uvedené účely spracúvania, ale vy ich požadujete pre preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich právnych nárokov, alebo
• vznesiete námietku proti spracovaniu, a to dobu, počas ktorej zisťujeme, či je Vaša námietka oprávnená.
• Právo na prenosnosť údajov

Máte právo získať od nás všetky Vaše osobné údaje, ktoré ste nám Vy sami poskytli a ktoré spracúvame. Vaše osobné údaje Vám poskytneme v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a v tejto súvislosti môžete využiť svoje právo na prenos týchto údajov k druhému prevádzkovateľovi, pokiaľ bude takýto prenos technický možný. Aby sme mohli na Vašu žiadosť údaje ľahko previesť, môže sa jednať iba o údaje, ktoré spracúvame automatizovane v našich elektronických databázach. Práva tretích strán však týmto nemôžu byť obmedzené.

• Právo namietať proti spracúvaniu

Máte právo kedykoľvek namietať spracúvanie osobných údajov, ku ktorému dochádza na základe nášho oprávneného záujmu. Nesmieme ďalej spracúvať tieto osobné údaje, pokiaľ sa nepreukážu nevyhnutné oprávnené dôvody na takéto spracúvanie, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. Vždy máte tiež právo namietať voči spracúvaniu Vašich osobných údajov, ak sa tieto spracúvajú na účely priameho marketingu. V takom prípade okamžite prestaneme spracúvať Vaše osobné údaje na účely priameho marketingu.

• Právo podať sťažnosť

V prípade, že sa domnievate, že Vaše osobné údaje spracúvame neoprávnene alebo v rozpore so všeobecne záväznými právnymi predpismi máte právo proti nami vykonávanému spracovaniu osobných údajov podať sťažnosť na Úrad pre ochranu osobných údajov SR, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava.

• Právo odvolať súhlas

Máte právo kedykoľvek svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov odvolať, ak sa osobné údaje spracúvajú na tomto právnom základe.

Ako a kde si môžete uplatniť Vaše práva

V prípade, ak máte akékoľvek otázky k tomuto dokumentu alebo použitiu Vašich osobných údajov alebo si chcete uplatniť Vaše práva popísané v tomto dokumente, môžete e-mailom na adrese: gdpr@cpbratislava.sk , písomne na adrese sídla našej spoločnosti, alebo osobne na recepcií našej spoločnosti.

Na Vašu žiadosť týkajúcu sa spracúvania osobných údajov budeme odpovedať bez zbytočného odkladu v každom prípade do jedného mesiaca od jej doručenia. V osobitných prípadoch môže byť lehota predĺžená o ďalšie dva mesiace, ale v každom prípade Vás budeme o dôvodoch predĺženia lehoty informovať do jedného mesiaca od prijatia žiadosti. Informácie sa poskytujú bezplatne. Ak by však Vaše žiadosti boli neprimerané alebo často sa opakujúce môžeme požadovať primeraný administratívny poplatok za ich vybavenie.

Bezpečnosť

Prijali sme potrebné zákonné, organizačné, hmotné a technické opatrenia na ochranu osobných údajov, ktoré sú v súlade so štandardmi o bezpečnosti údajov a ochrane súkromia. Ak poskytujeme a/alebo sprístupňujeme osobné údaje tretej osobe, ktorá poskytuje služby nevyhnutné na naplnenie niektorého z účelov spracúvania osobných údajov, takáto tretia osoba v postavení sprostredkovateľa má rovnako prijaté príslušné opatrenia na ochranu dôvernosti, integrity a bezpečnosti osobných údajov. Prijali sme taktiež potrebné kroky na zabezpečenie toho, aby boli osobné údaje, ktoré spracúvame spoľahlivé, presné a úplne pre účel ich použitia.